10 шагов, чтобы наладить эффективную коммуникацию с вашей командой аутсорсинга

Компании все чаще полагаются на услуги аутсорсинга для снижения затрат, улучшения доступа к талантам и расширения возможностей обслуживания клиентов. Согласно глобальному обзору аутсорсинга Deloitte, 65% респондентов считают, что аутсорсинг позволяет им сосредоточиться на своей основной деятельности.

Эффективная коммуникация является ключом к успеху в любом аутсорсинговом проекте. Чтобы обеспечить гладкое и продуктивное сотрудничество с вашей командой аутсорсеров, очень важно установить четкие и открытые каналы связи. Выполняя следующие шаги, вы можете убедиться, что ваш аутсорсинговая команда чувствует себя ценным, понятым и мотивированным для предоставления наилучшего решения.

Шаг 1: Доверьтесь своему партнеру

Укрепление доверия с вашим партнером по аутсорсингу имеет решающее значение для успешных и долгосрочных отношений. Его можно установить посредством четкого и открытого общения, установления ожиданий и последовательного выполнения обещаний. Крайне важно способствовать ясности и подотчетности, а также развивать прозрачные процессы принятия решений и решения проблем. Построение личных отношений с вашим партнером по аутсорсингу также может установить взаимное уважение.

Шаг 2. Избегайте микроменеджмента

Микроменеджмент — это стиль управления, при котором менеджеры внимательно контролируют и контролируют работу своих сотрудников, вплоть до мельчайших деталей. Это часто приводит к снижению мотивации, снижению самостоятельности и уменьшению творческих способностей сотрудников. По своей сути, микроуправление является негативным моментом, поскольку оно представляет собой отсутствие доверия и гибкости на рабочем месте.

Согласно опросу, проведенному Trinity Solutions, ведущим поставщиком услуг по управлению ИТ для компаний из списка Fortune 1000, 79 % работников столкнулись с микроуправлением, что отрицательно сказалось на их моральном состоянии. Из опрошенных 69% рассматривали возможность увольнения из-за микроменеджмента, а 36% так и сделали.

Установление четких ожиданий, целей и сроков необходимо, чтобы избежать микроменеджмента. Поощрение открытого общения, регулярная обратная связь и предоставление пространства для творчества и инноваций также могут помочь снизить потребность в микроменеджменте.

Шаг 3: Объясните свои планы и потребности прямо и ясно

Точность в ваших потребностях и целях и максимально точное изложение ваших идей помогает гарантировать, что все понимают, что ожидается и что необходимо сделать.

Использование наглядных пособий, таких как блок-схемы, диаграммы и презентации, также может быть эффективным для передачи сложной информации. Кроме того, инструменты для совместной работы, такие как программное обеспечение для управления проектами и платформы для группового общения, могут гарантировать, что все находятся на одной волне. Будучи прозрачным и прямым, вы можете создать атмосферу доверия и обеспечить эффективное выполнение ваших планов и потребностей.

Шаг 4. Делайте заметки во время разговора

Создание заметок во время разговора помогает отслеживать важные детали и гарантирует, что все будет замечено. Записывая ключевые моменты, вы можете избежать путаницы и гарантировать, что последующие действия будут предприняты быстро. Кроме того, наличие письменной записи разговора также может служить отправной точкой для будущих обсуждений или решений.

Шаг 5: Укажите ваши запросы

Чтобы обеспечить четкую и эффективную связь с вашей командой по аутсорсингу, крайне важно четко и лаконично сформулировать ваши запросы. С использованием Да, инструмент управления проектами, вы можете создавать задачи для определения ваших запросов и отслеживания их выполнения. Это поможет оптимизировать общение и облегчить вашей команде выполнение своей работы быстро и эффективно.

Кроме того, электронная почта с четкими инструкциями также может быть эффективным методом передачи ваших запросов. При отправке электронной почты очень важно использовать строку темы, которая точно отражает содержание вашего электронного письма. В теле письма вы должны четко сформулировать свой запрос и предоставить все необходимые детали или инструкции. Если вы запрашиваете конкретное действие, обязательно укажите крайний срок его выполнения. Кроме того, вы можете включить любые соответствующие вложения или ссылки, которые могут предоставить дополнительную информацию.

Шаг 6: Не используйте подсказки — используйте задачи

Крайне важно точно указать, что вам нужно, и любую другую соответствующую информацию, чтобы помочь вашей команде по аутсорсингу добиться желаемых результатов. Вы можете гарантировать, что ваша команда по аутсорсингу сможет выполнять задачи точно и эффективно, предоставив точные и краткие инструкции.

китрум имеет большой опыт работы за последние семь лет и сталкивался с различными ситуациями при разработке программного обеспечения. Вот реальный случай, который произошел в KITRUM.

На плановой встрече наш клиент предложил добавить в проект совершенно новую, незначительную фичу. Клиент был слишком взволнован этим улучшением, и наш разработчик создал этот функционал через несколько часов, решив, что это простая задача. Однако это было немного неясное предложение со стороны клиента, и предоставленная функция еще не была одобрена.

Итак, эта ситуация показывает, насколько важно быть ясным и точным в инструкциях и постановке задач. Это помогает аутсорсинговой команде сэкономить время и эффективно разработать бизнес-решение для вашего проекта.

Шаг 7: Планируйте каждый шаг

Планируя каждый шаг процесса аутсорсинга, вы можете гарантировать, что ваш проект будет идти по плану и что все ваши требования будут выполнены. Планирование помогает определить объем проекта, установить четкие ожидания, распределить ресурсы и установить сроки. Это также позволяет вам выявлять потенциальные проблемы и реализовывать стратегии смягчения их последствий.

Шаг 8: Установите частоту встреч

Организация частых совещаний позволяет вам быть в курсе хода вашего проекта, давать обратную связь и решать любые проблемы, которые могут возникнуть. Они также позволяют обмениваться идеями, обсуждать новые разработки и принимать решения вместе.
Частые встречи гарантируют, что все находятся на одной волне и что ожидания совпадают. Кроме того, регулярные встречи обеспечивают структуру для решения проблем, позволяя вам быстро решать любые проблемы, которые могут возникнуть.

Шаг 9: Установите KPI в соответствии с методом SMART

SMART — широко используемый метод постановки и оценки целей. Аббревиатура SMART расшифровывается как «конкретный, измеримый, достижимый, актуальный и ограниченный во времени». Подход SMART гарантирует, что цели четко определены и достижимы, а прогресс можно отслеживать и оценивать.

Каждый аспект метода SMART служит определенной цели:

Специфический: Цели должны быть четкими и четко определенными.
Измеримый: Цели должны иметь количественные показатели успеха, чтобы прогресс можно было отслеживать и оценивать.
Достижимо: Цели должны быть реалистичными и достижимыми с учетом имеющихся ресурсов и ограничений.
Соответствующий: Цели должны согласовываться с общими задачами и приоритетами и соответствовать задаче.
Ограниченный по времени: Цели должны иметь конкретный срок, предусматривающий четкий график выполнения.

Шаг 10: Оставайтесь с нами

Оставаться в курсе означает внимательно следить за ходом вашего аутсорсинговое партнерство и регулярно проверяйте свою команду по аутсорсингу, чтобы убедиться, что все идет по плану.

Некоторые непредсказуемые вещи могут произойти в любое время, и вам может потребоваться обсудить это в режиме реального времени, чтобы избежать дополнительных затрат времени разработчиков. Следя за обновлениями, вы сможете быстро выявлять и решать любые проблемы, которые могут возникнуть, и следить за тем, чтобы ваш проект не сбивался с пути.

Последние мысли

Эффективная коммуникация является важным компонентом любого успешного партнерства в области аутсорсинга. Следуя шагам, описанным в этой статье, от установления четких ожиданий и содействия открытому и прозрачному общению до использования конкретных инструментов, организации могут гарантировать, что их аутсорсинговые команды получат информацию и поддержку, необходимые им для достижения высококачественных результатов.

Будь то регулярные проверки, четко определенные процессы или инструменты для совместной работы, компании могут обеспечить бесперебойную и эффективную связь со своими аутсорсинговыми командами, что в конечном итоге приведет к огромному успеху в аутсорсинге.