Gestión de Proyectos: Poder de la Documentación y Seguimiento de Procesos

Ventajas de los siguientes procesos:
Cuando leí el PMBOK por primera vez, algunos de los procesos no me convencieron y pensé que era muy difícil aplicar algunos de ellos en el mundo real. Pero después de completar todas las áreas de conocimiento y regresar a esas áreas, mi forma de pensar cambió. Aunque hay ocasiones en las que cuesta mucho seguir todos los estándares PMP como deben ser, y por falta de tiempo tendemos a tomar un camino más corto y sencillo. Pero a la larga se amortiza y, créanme, realmente se amortiza. Entonces, ¿por qué no “Hacerlo bien la primera vez”?

¿Viola el proceso de buena relación con su Cliente?
Hay momentos en los que sientes que hacer algo fuera de lo normal te ayuda a establecer una relación a largo plazo con tu cliente. A veces sientes que, aunque estás violando un proceso particular, estás en lo correcto desde el punto de vista ético. Sientes que tendría un impacto casi nulo en tu proyecto y por eso tiendes a hacerlo. ¿Pero realmente no tiene ningún impacto en su Proyecto?

Pongamos un ejemplo, en una empresa; usted es el director del proyecto y acaba de firmar un pedido de 250 paquetes para un envío que está casi listo para salir. Recibiste una llamada de tu cliente para enviar 2 paquetes más. Le dijo que ya había recibido aprobación sobre esta cantidad adicional; él actualiza todos los documentos con los pagos revisados ​​y se los envía. Le dices que no has actualizado todos los documentos y ahora esto tardará un par de días más. Planea revisar la fecha de envío en 3 días. El cliente no quiere cambiar la fecha de este pedido; te aseguró que no te costará ningún extra. Está pagando 252 paquetes y el documento final también contiene este nuevo recuento. Todos los documentos principales se actualizan, el resto de los documentos se pueden editar más adelante. A veces la gente se deja llevar y, para tener una buena relación, da su consentimiento en tales situaciones.

Pero piense en la situación si todo el envío se pierde o se daña, la compañía de seguros pagará sólo los 250 paquetes, ya que no se les envió la información actualizada. ¿Quién soportará la pérdida de esos paquetes extra?

¿Son realmente importantes los procesos y la documentación?
Hay gente que siempre critica que debido a una lista de procesos largos, apenas les queda tiempo para trabajar. Algunos de nosotros pensamos que “trabajo” significa ejecución. Si no estás ejecutando, no estás trabajando. Este es un concepto equivocado; La documentación y el seguimiento de los procesos, también es una parte relevante del trabajo de tu proyecto. Entonces, incluso si documentar todo es aburrido y requiere mucho tiempo, es una necesidad.

Otra área que muchos de los clientes o patrocinadores han querido omitir es la parte de las “lecciones aprendidas”. Por el contrario, muchos no están deseosos de estudiar las lecciones de proyectos anteriores y muchos no están dispuestos a documentar las “lecciones aprendidas” en detalle. Una vez que el proyecto se completa y se lanza con éxito, el director del proyecto se ocupa de revisar sugerencias, comentarios y apreciaciones del proyecto. En ocasiones se salta la documentación de las “lecciones aprendidas”. Documentar las lecciones aprendidas es un activo de una organización. Este documento es útil para otros gerentes de proyectos, para no repetir los mismos errores y ahorrar tiempo de sus valiosos recursos. Es aquí donde se puede diferenciar a un director de proyectos certificado PMP de otro director de proyectos.

¿Sabe que la documentación es necesaria para los proyectos iniciados pero que no se completaron y cancelaron debido a nuevos requisitos de alta prioridad, restricciones presupuestarias o cambios tecnológicos?

Si está pensando que una documentación de una sola línea que indique el motivo de la cancelación sería más que suficiente, entonces está equivocado. Debe haber una documentación adecuada de todos y cada uno de los procesos en detalle. Esto incluye la declaración del alcance del proyecto, el plan de recursos, el plan de comunicación, el registro de riesgos y las lecciones aprendidas. Hay directores de proyecto que sienten que, dado que el proyecto se cancela, no tiene importancia para la empresa y que seguir trabajando en el mismo es solo una pérdida de tiempo. Pero desde la perspectiva de una organización, todos estos documentos son importantes, ya que si la empresa planea comenzar de nuevo, todos los documentos actualizados están en su lugar y el proyecto se puede iniciar desde ese mismo punto. La gestión de proyectos se ha convertido en una de las habilidades preferidas por los empleadores en el mundo actual, cuando la tecnología cambia día a día a un ritmo rápido.

Aunque no se puede aplicar el 100% del conocimiento en gestión de proyectos, no es una tarea fácil convencer a aquellos que no están certificados por PMP, pero se debe intentar convencer a otros con datos sólidos de respaldo en la mano.